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trucos access: Proteger mediante contraseņa una base de datos

a) Proteger mediante contraseņa una base de datos:

Proteger la base de datos con una contraseņa, desde la version 7.0, viene como una opcion de menu. Concretamente, en el menu Herramientas, opcion Seguridad, la primera subopcion que se ofrece es Establecer contraseņa para la base de datos. Si se activa dicha opcion, aparecera un cuadro de dialogo en el que se puede definir la contraseņa; una vez pulsado el boton Aceptar, cada vez que cualquier usuario de Access, intente abrir la base de datos, se le solicitara la contraseņa y no podra entrar en ella si no introduce el valor correcto. Pero, una vez dentro, puede hacer cualquier barbaridad.

b) Proteger una base de datos por control de usuarios:

Hay otra opcion algo mas compleja. Access incorpora unos ficheros (desde la version 7.0 con extension .MDW y en la version 2.0 con extension .MDA) en los que guarda los valores de seguridad. Se accede a dichos ficheros utilizando el ejecutable WRKGADM.EXE que suele encontrarse en el directorio de Access. El nombre que suele aparecer para el ejecutable es Administrador para trabajo en grupo. Access trae por defecto un fichero SYSTEM.MDW, normalmente en el mismo directorio, el cual contiene dos Grupos de usuarios: Administradores y Usuarios y un unico usuario llamado Administrador. Si se ejecuta Access, se entra en cualquier base de datos y se selecciona del menu Herramientas la opcion Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo, se puede comprobar en el cuadro de dialogo que se visualiza que en el cuadro combinado Usuario/Nombre aparece el usuario Administrador y en el cuadro de lista Grupos disponibles, los dos grupos indicados anteriormente. Todo lo anterior existia, aunque no se intuyera. Cuando se inicia Access, el programa se conecta al fichero SYSTEM.MDW, del directorio Access y por lo tanto, por defecto se entra en las bases de datos como Administrador y por ello se puede hacer de todo con ellas.

Lo que hay que hacer para asegurar una base de datos es crear un nuevo fichero para trabajo en grupo, es decir un nuevo xxxx.MDW. Para ello ejecutar WRKGADM.EXE y ahi se vera que, sin saberlo, se esta conectado a SYSTEM.MDW (es el archivo que aparece en la linea Archivo de informacion), el cuadro de dialogo tiene un boton para crear un nuevo archivo (seguir sus instrucciones, leyendo todo y anotando cuidadosamente todo lo que diga que hay que anotar). Cuidado a la hora de grabar pues propone reemplazar SYSTEM.MDW y eso no debe hacerse. Pongamos por caso que se crea un archivo llamado PRUEBSEG.MDW (mejor ubicarlo en el mismo directorio en el que se encuentra la base de datos que se pretende asegurar). Por defecto, al crearlo, Access queda conectado a dicho grupo de seguridad. Se puede comprobar saliendo y volviendo a entrar. La linea Archivo de informacion contiene ahora el nombre del nuevo fichero .MDW. Salir de nuevo. Ahora se puede conectar (antes de ejecutar el propio Access) a uno u otro grupo de trabajo.

Al entrar en Access habiendo conectado previamente al nuevo grupo, no aparecen las ultimas bases de datos abiertas, sino que el lugar aparece vacio; esto es porque en el archivo MDW, ademas de grupos de usuarios y usuarios, guarda tambien esta informacion.

Ahora vamos a empezar a hacer una base de datos segura:

· Asegurarse de estar conectado al grupo PRUEBSEG.MDW

· Abrir Access y, sin abrir ninguna base de datos, elegir del menu Herramientas la opcion Cuentas de usuario y de grupo. Aparece un cuadro de dialogo mas confuso de lo que a primera vista parece.

· Observar que esta abierta la pestaņa Usuarios y que en el cuadro combinado Nombre, solo aparece el usuario Administrador.

· Pulsar el boton Nuevo para crear un nuevo usuario; se solicitara Nombre para el mismo e Id.personal; el segundo no es importante y se puede poner el mismo nombre en los dos sitios para no provocar mas confusion.

· Pulsar Aceptar. Verificar que el nuevo usuario aparece en el cuadro combinado y que, por defecto lo ha incluido en el Grupo 'Usuarios' y comprobar si en el cuadro de lista de abajo a la derecha aparece dicho grupo y seņalar en el cuadro de lista de la izquierda el valor Administradores.

· Pulsar el boton Agregar. Ahora el nuevo usuario (imaginemos que se le ha llamado PruebasAdmin), tambien pertenece al grupo Administradores. Cualquier usuario que se cree puede pertenecer a mas de un grupo de usuarios.

· Pulsar la pestaņa Cambiar contraseņa de conexion. Aparece un cuadro de dialogo para cambiar la contraseņa del usuario actual. Observar que indica que el usuario actual es el Administrador (no PruebasAdmin). Dejar en blanco el valor Contraseņa anterior y teclear el mismo valor en Contraseņa nueva y Confirmacion. Pulsar Aceptar. Lo que se acaba de hacer es poner una contraseņa al Administrador de Access y, a partir de este momento, cuando se ejecute Access conectado al grupo de usuarios PRUEBSEG.MDW, siempre pedira usuario y contraseņa.

· Al intentar entrar, Access pedira usuario y contraseņa. Lo que lo que antes aparecia como Administrador ahora aparece como Admin en nombre de usuario aunque en realidad se esta refiriendo al mismo usuario. Entrar y salir de Access.

· Como en un paso de los anteriores, crear un usuario llamado PruebasAdmin, e intentar entrar con el en Access. Observar que aun no tiene contraseņa, por lo que, para entrar con el, curiosamente se tiene el campo Contraseņa vacio. Una vez dentro, se puede poner a dicho usuario una contraseņa. Ni siquiera el administrador tiene capacidad para asignar ni ver contraseņas ajenas. Lo que se puede hacer es borrar las contraseņas (que siempre es util para el usuario inutil, al que se le olvida la contraseņa). Salir de nuevo de Access.

· Ejecutar WRKGADM.EXE para cambiar de grupo y conectarse al grupo de toda la vida: SYSTEM.MDW y, una vez hecho, entrar de nuevo en Access, notando que ahora todo vuelve a la normalidad: se veran las llamadas antiguas a las bases de datos, no se pide contraseņa, etc.

Resumen de lo realizado hasta ahora:

· Hemos creado un Grupo de trabajo nuevo al que hemos llamado PRUEBSEG.MDW.

· En el hemos creado un usuario nuevo: PruebasAdmin, al que hemos incorporado en el grupo de Administradores, aunque tambien pertenece al grupo Usuarios.

Para asegurar una base de datos:

1) Conectarse al grupo de trabajo seguro (en este caso PRUEBSEG.MDW).

2) Abrir Access y entrar con el usuario seguro: PruebasAdmin.

3) Crear una base de datos vacia, que llamaremos BaseDatosSegura.MDB

4) Importar a la misma todas las tablas, consultas, formularios, informes, macros y modulos desde la base de datos que se pretende hacer segura (en Access 7.0 y 97, elegir Archivo/Obtener datos externos/Importar). Se acaba de crear una base de datos cuyo propietario es PruebasAdmin del grupo de trabajo PRUEBSEG.MDW.

5) Con la base de datos nueva abierta, elegir Herramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo...

6) Al usuario Administrador quitarlo del grupo Administradores.

7) Aseguremonos de que el usuario PruebasAdmin pertenece a Administradores y a Usuarios.

8) Elegir Herramientas/Seguridad/Permisos de usuario y de grupo...

9) Elegir lista de usuarios, seleccionar el usuario PruebasAdmin, en el combo Tipo de objeto seleccionar Base de datos (hay que tener cuidado, ya que esta oculta antes del valor que toma por defecto: Tabla). Hay que marcar todas las casillas de verificacion.

10) Elegir en Tipo de objeto el valor Tabla, seleccionando de la lista Nombre de objeto todas las tablas e incluyendo el valor Tablas/consultas nuevas, marcar todas las casillas de verificacion (lo mas facil es quitar la marca en la casilla Administrar y volversela a poner).

11) Elegir todos y cada uno de los tipos de objeto y hacer lo mismo para cada uno de ellos. En este momento el usuario PruebasAdmin es dueņo y seņor de todo.

12) Elegir lista de usuarios, seleccionar el usuario Administrador, en el combo Tipo de objeto seleccionar Base de datos. Desmarcar las casillas de verificacion Abrir o Ejecutar, Abrir en modo exclusivo y Administrar.

13) Elegir lista de grupos, seleccionar el grupo Administradores y hacer lo mismo del punto anterior: elegir Base de datos, desmarcar las casillas de verificacion, etc. Esto no se menciona en ninguna ayuda oficial de las versiones 2.0, 7.0 ni 97.

14) Seleccionar ahora el grupo Usuarios y hacer lo mismo.

La base de datos ahora es segura y se puede comprobar siguiendo los siguientes pasos:

1) Cerrar Access.

2) Conectar al grupo de trabajo SYSTEM.MDW.

3) Entrar en Access (por defecto se entra como Administrador).

4) Intentemos abrir nuestra base de datos segura. Nos dara un mensaje mas o menos asi: No tiene los permisos necesarios para acceder al objeto, etc.

5) Intentemos crear en este SYSTEM.MDW un usuario PruebasAdmin igual al que tenemos creado en PRUEBSEG.MDW. Recordemos que para poder entrar con este usuario hay que poner una contraseņa al usuario Administrador de este grupo de trabajo.

6) Entrar en Access con este usuario; tampoco deja entrar.

7) Conectar a PRUEBSEG.MDW y entrar como Administrador; intentar abrir la base de datos segura y... tampoco.

Solo se puede acceder a ella con el usuario PruebasAdmin estando conectados a PRUEBSEG.MDW y solo el que conozca la contraseņa de dicho usuario podra entrar en la misma.

Ahora podemos empezar a crear nuevos grupos de usuarios y nuevos usuarios y empezar a otorgar permisos al uso de tablas y consultas y formularios... o utilizar la base de datos segura, en un entorno de Visual Basic; los usuarios no podran acceder a ella de ninguna otra manera.

Para hacerla aun mas segura se puede codificar.




· Convertir nombres de personas del tipo apellidos, nombre a nombre apellidos
· Trucos access: abrir un formulario automaticamente en el primer registro vacio despues del ultimo
· Trucos access: abrir un formulario en el mismo registro que mostraba cuando se cerro la
· Trucos access: abrir una base de datos distinta desde un boton de un formulario
· Trucos access: abrir una tabla en modo de solo lectura
· Trucos access: acceso rapido a opciones frecuentes
· Trucos access: aņadir todos los campos a la vez de una tabla a la cuadricula
· Trucos access: aņadir un boton de automarcado
· Trucos access: aņadir un nuevo elemento a un cuadro combinado cuyo origen de la fila
· Trucos access: analizar tablas
· Trucos access: anexionar datos de una tabla en otra respetando el valor de un campo
· Trucos access: animacion con los creditos del programa
· Trucos access: asignar el foco a un campo concreto de un formulario al cargarse
· Trucos access: atajo para ver el diseņo de un elemento de la base de datos
· Trucos access: calcular la letra del nif a partir de un dni
· Trucos access: calcular una edad en aņos
· Trucos access: cambiar el formato de una tabla
· Trucos access: cambiar el valor inicial de un contador
· Trucos access: cambiar la plantilla de formularios por defecto
· Trucos access: capturar el numero de registro con el que se trabaja en cada momento
· Trucos access: cerrar access desde codigo
· Trucos access: compactar bases de datos
· Trucos access: comprobar las paginas a previsualizar
· Trucos access: concatenar varias funciones en el mismo evento
· Trucos access: configurar prefijos para campos que se indexen automaticamente
· Trucos access: conmutar rapidamente entre las propiedades de los controles incluidos en un formulario o
· Trucos access: consultas de actualizacion en campos numericos
· Trucos access: controlar el ciclo de la tecla tab en formularios
· Trucos access: controlar que formulario se abre por defecto al abrir una base de datos
· Trucos access: copiar datos rapidamente a nuevos registros
· Trucos access: crear accesos directos de objetos de la base de datos
· Trucos access: crear un formulario principal unido a un subformulario
· Trucos access: crear una suma continua en un formulario
· Trucos access: cuadros combinados sincronizados sin utilizar vba
· Trucos access: desactivar el raton
· Trucos access: desactivar lineas de macro
· Trucos access: deshacerse de registros duplicados
· Trucos access: desplazamiento preciso de los objetos de un formulario o informe
· Trucos access: documentar los programas creados con access
· Trucos access: ejecutar programas externos desde un formulario
· Trucos access: encriptar una base de datos
· Trucos access: establecer el valor por defecto para un cuadro combinado
· Trucos access: evitar datos duplicados en el mismo campo
· Trucos access: evitar error por falsa linea de comandos
· Trucos access: evitar la aparicion del menu contextual
· Trucos access: evitar los mensajes de confirmacion en las consultas de actualizacion
· Trucos access: evitar pasar al siguiente registro de un formulario al pulsar el tabulador en
· Trucos access: evitar que se ejecuten las opciones de inicio
· Trucos access: extraer los verdaderos datos de los valores que access asigna a los resultados
· Trucos access: formato condicional en formularios
· Trucos access: formularios en la misma posicion
· Trucos access: forzar a que el valor introducido en un campo del formulario se quede
· Trucos access: forzar a que se guarden los datos introducidos en un formulario en el
· Trucos access: forzar a que un formulario se abra mostrando el ultimo registro introducido
· Trucos access: forzar la aparicion de los datos de un registro existente al introducir uno
· Trucos access: funcion de los archivos mde
· Trucos access: fusion de correspondencia entre access y word
· Trucos access: generar un boton para cerrar un informe
· Trucos access: hacer desaparecer una seccion de un formulario dependiendo del valor de un campo
· Trucos access: importar datos de archivos ascii delimitados por comas
· Trucos access: imprimir el registro actual
· Trucos access: imprimir las relaciones entre tablas
· Trucos access: incluir la fecha del dia en un campo de un formulario de modo
· Trucos access: incrementar y decrementar fechas
· Trucos access: incrustar rapidamente un formulario dentro de otro como subformulario
· Trucos access: indicadores de progreso
· Trucos access: inhabilitar la pulsacion de la tecla mayusculas para evitar la edicion de bases
· Trucos access: logotipo de inicio personalizado
· Trucos access: manipular cadenas de texto
· Trucos access: maximizar la ventana de un formulario al abrirse
· Trucos access: nombrar los campos de una consulta de modo distinto a los de la
· Trucos access: numeracion automatica dependiente de un cambio de aņo
· Trucos access: numeracion correlativa automatica sin campo autonumerico
· Trucos access: ordenar puntos de tabulacion en un formulario
· Trucos access: personalizar el titulo, el icono, el archivo de ayuda y la pantalla inicial
· Trucos access: plantillas de formularios e informes preparadas
· Trucos access: posicionar el cursor en un campo concreto de un registro al abrir un
· Trucos access: predeterminar el modo de busqueda
· Trucos access: presentar cuadros de mensaje
· Trucos access: presentar el registro correspondiente al teclear un dato univoco en un formulario
· Trucos access: proteger mediante contraseņa una base de datos
· Trucos access: proteger una base de datos para que funcione 7 dias distintos a partir
· Trucos access: reiniciar al primer valor un campo autonumerico
· Trucos access: rellenar automaticamente un campo de tipo fecha con la fecha actual:
· Trucos access: repetir un valor introducido en un registro al siguiente dentro de un formulario
· Trucos access: saber que tablas, formularios y otros elementos se han modificado recientemente
· Trucos access: seleccionar un filtro para un informe que incluya un campo y un valor
· Trucos access: sincronizar dos cuadros combinados en un formulario
· Trucos access: solicitar un dato antes de mostrar un informe
· Trucos access: solucionar el mensaje de error: microsoft access no se puede ejecutar ya que
· Trucos access: subformulario rapido
· Trucos access: teclas de atajo en botones de formularios
· Trucos access: teclas y secuencias de teclas de atajo
· Trucos access: texto automatico en cuadro de texto combinando otros 2
· Trucos access: uso de la propiedad informacion adicional
· Trucos access: utilizar un cuadro combinado como filtro en un formulario
· Trucos access: visualizar mensajes personalizados

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Actualizado: 16/12/2013